VIII. Fogalmak meghatározása

  • Jegyzőkönyv: a Gyülekezet ülésein, tanácskozásain, elhangzott tájékoztatások, kijelentések, viták, vélemények, események, döntések, határozatok, megfogalmazott feladatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. A jegyzőkönyvben az ülés során elhangzott minden lényegi információt rögzíteni kell, törekedve az érthetőségre, a visszakereshetőségre. A jegyzőkönyvet az üléseket követő két napon belül kell elkészítenie a jegyzőkönyvvezetőnek, a jegyzőkönyv hitelesítése, legalább három az ülésen részt vevő személy aláírásával történik.
    A jegyzőkönyv formai elemei, felépítése:
     fejrész (bevezetés) elemei: felvétel helye, ideje, tanácskozó szerv neve, jelenlévők, tárgymegjelölés, jegyzőkönyvvezető neve.
    A főrész (tárgyalás) elemei:előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató, felszólalások, hozzászólások, javaslatok, indítványok.
    A zárórész elemei: feladatok/határidők/felelősök, határozatok, keltezés, aláírás.
  • Határozatok könyve: a Lelkipásztor a Gyülekezet döntéshozó ülésein (Testvéri Óra, Vezetőségi-, Presbitériumi ülések) meghozott és jegyzőkönyvezett határozatokról folyamatos nyilvántartást köteles vezetni. A határozatok könyvét a gyülekezet székhelyén kell tartani. A lelkipásztor az üléseken hozott határozatokat a jegyzőkönyv elkészítését követő 2 munkanapon belül köteles a határozatok könyvébe bevezetni. A határozatok könyvébe a döntések időrendi sorrendbe kerülnek felrögzítésre, sorszámozottan. Formai követelmények, a határozathozatal dátuma, a döntéshozó szerv megnevezése, a határozat egyértelmű megfogalmazása, a határozatot tartalmazó jegyzőkönyv dátuma, a határozat bejegyzésének dátuma, a határozatot bejegyző aláírása.
    A határozatok könyvébe bármelyik Gyülekezeti tag beletekinthet előre egyeztetett időpontban a Lelkipásztor vagy az általa kijelölt Vezetőségi vagy Presbitériumi tag jelenlétében.
  • Éves pénzügyi beszámoló: a Gyülekezet Gazdasági Bizottsága által készített pénzügyi-, számviteli jelentés a Gyülekezet éves gazdálkodásáról, amely bemutatja az adott évre vonatkozóan a Gyülekezet vagyoni helyzetének, eredményének alakulását a tervezett költségvetéshez, illetve az előző évhez viszonyítva. Az éves beszámoló célja, hogy úgy mutassa be a Gyülekezet jövedelmi helyzetét, gazdálkodását, hogy ezekről – a múltbeli tény- és a várható jövőbeni adatok alapján – a tényleges körülményeknek megfelelő képet adjon, érthető részletezettséggel, a tervezettől való lényeges eltérések, a rendkívüli tételek külön magyarázatával. Az Éves pénzügyi beszámolót a Gazdasági Bizottság készíti és mutatja be a Gyülekezet részére.
  • Éves költségvetés: A költségvetés a Gyülekezet bevételeit és kiadásait teljes körűen tartalmazó, egy évre vonatkozó, jóváhagyott pénzügyi terv. A költségvetést a gyülekezet Gazdasági Bizottsága készíti el a Vezetőség és a szolgálati ágak éves terveinek figyelembevételével. Az éves költségvetés célja, hogy a múltbeli tény- és a várható jövőbeni adatok (tervek, célok, események) alapján időszaki tervet alkosson a Gyülekezet gazdálkodásáról, vagyoni helyzetének várható alakulásáról. A költségvetést a Gazdasági bizottság mutatja be a Gyülekezetnek, a költségvetést a Testvéri Óra fogadja el. A Gyülekezet a költségvetés elfogadásával hatalmazza fel a Gazdasági Bizottságot a költségvetésben előírt gazdálkodás folytatására.
  • Testvéri óra szabályos meghirdetése A Testvéri Óra meghirdetése akkor szabályos ha:
    • azt arra felhatalmazott személy hívja össze: "a Lelkipásztor vagy akadályoztatása esetén a Vezetőség által megbízott vezetőségi tag hívja össze a gyülekezet területére"
    • ha az időpontját a gyülekezet tagjai megismerhették: az időpontot "a havi alkalmakról elhelyezett hirdetményben, és ... legalább kétszer a Gyülekezet vasárnapi istentiszteletein történő szóbeli hirdetéssel" ismertették
    • ha a gyülekezet tagjai megfelelő tájékoztatást kapnak arról, hogy miről kell állásfoglalás foglalniuk: " Az ülés összehívása magában foglalja a Testvéri Óra napirendjének olyan részletességgel történő ismertetését, hogy a szavazásra jogosult tagok a tárgyalni kívánt témakörökben álláspontjukat kialakíthassák. A napirendet ennek megfelelőn a hetente kiküldött gyülekezeti hírlevélben is fel kell tüntetni, és az istentiszteleteken szóbeli hirdetéskor is ismertetni kell legalább két alkalommal."
  • Határozatképesség: Szabályosan összehívott Testvéri Óra ülése akkor határozatképes, ha azon a nyilvántartott tagok több mint 30 %-a jelen van. A határozatképességet a jelenléti ív alapján minden határozathozatalnál vizsgálni kell.
    Nem szabályszerűen összehívott testvéri óra akkor határozatképes, ha a tagság legalább 50%-a jelen van, és annak 95%-a támogatja a testvéri óra megtartását.
    A soron kívüli testvéri óra akkor határozatképes, ha azon a nyilvántartott tagok több mint fele jelen van és a jelenlévő tagok 95%-a a napirenden szereplő kérdés megtárgyalásához hozzájárul.
  • Egyszerű többség – szavazás A jelenlevő gyülekezeti tagok több, mint felének egybehangzó szavazta.
  • Minősített többség - szavazás A jelenlevő gyülekezeti tagok több, mint kétharmadának egybehangzó szavazta
  • Gyülekezeti Stratégia: A Gyülekezet céljának és küldetésének betöltéséhez megfogalmazott hosszú távú (3-5 éves) célok, prioritások és feladatok összessége. Alapja a Biblia Gyülekezetre vonatkozó általános tanítása illetve a saját Gyülekezet szellemi állapotának ismeretében Istentől kért és elvett iránymutatása. A Gyülekezeti Stratégia elkészítésének felelőse a lelkipásztor irányításával a Vezetőség, de a stratégiaalkotás folyamatába bevonja és kifejezetten támaszkodik a Presbitérium véleményére és javaslatára. A Gyülekezeti Stratégiában megfogalmazottakat a Gyülekezetben illetve a környezetében érzékelhető változásokra tekintettel időről-időre felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani.
  • Éves Működési Terv: A Gyülekezet egy évre vonatkozó tevékenységét és életét alapvetően meghatározó célok és az elérésükhöz elfogadott feladatok és feltételek összegzése. Az éves terv alapját a Gyülekezeti Stratégiában megfogalmazott hosszú távú célok képezik, amelyek kiegészülnek a Vezetőség által a Gyülekezet szellemi fejlődése és az esetleges hiányosságok betöltése érdekében megfogalmazott operatív célokkal. Az éves terv tartalmazza a célok megvalósulása érdekében elvárt tevékenységeket, eseményeket, időpontokat, felelős személyek és szolgálati területek megjelölésével, továbbá az erőforrás igényeket és a megvalósításhoz szükséges együttműködéseket. A tervezés folyamatát a Lelkipásztor irányításával a Vezetőség koordinálja a szolgálati ágak bevonásával. A gyülekezeti működés terv mellékletét képezik az egyes szolgálati ágak éves tervei.
    A tervezés lépései és határidői:
    • A Vezetőség a Lelkipásztor irányításával a Gyülekezeti Stratégia mentén meghatározza azokat a kiemelt operatív célokat, amelyek elérését a Gyülekezet szellemi fejlődése és a felismert hiányok betöltése érdekében a legfontosabbnak tart - határidő: tárgyév előtti év november 15.
    • A Vezetőség a célok eléréséhez fontosnak tartott tevékenységeket is meghatározza és ezekről egyeztet a szolgálati ágakkal – határidő tárgyév előtti év december 15.
    • A Vezetőség meghatározza a kitűzött célok érdekében végzendő vezetőségi feladatok részleteit, időpontokkal, feltételekkel – határidő január 31.
    • Az egyes szolgálati ágak a Vezetőségtől kapott prioritásokat is figyelembe véve elkészítik a saját területükre az éves tervüket és eljuttatják a Vezetőségnek és a Gazdasági Bizottságnak – határidő január 31.
    • A Vezetőség és a szolgálati ágak egyeztetnek a tervekről, összehangolják azokat, benne meghatározva, hogy a kiemelt célok érdekében mely szolgálati terület mit végez, s pontosítják a feladatokat, együttműködéseket, időzítéseket, forrásigényeket – határidő február 20.
    • Az egyeztetést követően a Vezetőség véglegesíti az éves tervet, s minden szolgálati ág véglegesíti a saját tervét is, mely egyben a Gyülekezet éves működési tervének mellékletét is képezi – határidő február 28.
  • Presbitériumi beszámoló: A Presbitérium éves beszámolója a gyülekezet szellemi állapotának, a Gyülekezetben zajló folyamatoknak és tevékenységeknek az éves értékeléséről. A beszámoló elkészítése és értékelő Testvéri Órán a Gyülekezet előtti ismertetése a Presbitérium feladata. A beszámolóban ki kell térni különösen a Gyülekezet szellemi fejlődésére, közösségi állapotára, a Gyülekezet szellemi állapotához viszonyítva a Gyülekezetben folyó tanítások irányára, tisztaságára, mennyiségére és területeire, a Vezetőség és a szolgálati ágak munkájára, különös tekintettel a lelki-szellemi előmenetelre és a szabályos működésre, az istentiszteletek rendjére és szellemiségére. A beszámolónak olyan tagoltságúnak és mélységűnek kell lennie, amelyből a Gyülekezet tagsága elégséges információt kap arról, hogy milyen munka folyik a Gyülekezetben és ez mennyire felel meg a Gyülekezeti Stratégiában és a Gyülekezet éves működési tervében megfogalmazottaknak. Ki kell térni a presbitériumi ülések gyakoriságára, a Vezetőség és a Presbitérium közötti egyeztetésekre és a két választott testület együttműködésére, munkamegosztására is. A Presbitériumnak a beszámolóban meg kell fogalmaznia a felmerült és elvárt módosítási igényeket és szükség esetén az ehhez kijelölt határidőket is. A presbitériumi beszámoló elfogadásáról a Testvéri Óra dönt. El nem fogadás esetén a Presbitériumnak 30 napon belül be kell benyújtania a Testvéri Órának a vitatott kérdésekre vonatkozóan a módosítási és megoldási javaslatait. Testvéri Óra döntése alapján a Presbitérium évközi beszámolót is készít.
  • Vezetőségi beszámoló: a Vezetőség éves beszámolója a gyülekezetben zajló munkáról, különös tekintettel az elfogadott éves működési tervben megfogalmazott célok megvalósulására, s a szolgálati ágak által végzett tevékenységekre. A beszámolóban ki kell térni a Vezetőégi megbeszélések gyakoriságára, a Presbitériummal és a szolgálati ágakkal való egyeztetésekre, a terv esetleges korrekcióira, illetve a tervtől való eltérések magyarázatára is. A beszámoló tartalmazza a szolgálati ágak terveinek megvalósulásáról szóló beszámolót és az egyes kiemelt események értékelését is. A Vezetőségi beszámolót a Vezetőség készíti el és ismerteti az évértékelő Testvéri Órán. A beszámoló részeként a Vezetőség ismerteti a jövő évi tervezéshez megfogalmazott alapvető prioritásokat, célokat, tervezett módosítási irányokat is. A beszámolót a Testvéri Óra fogadja el. El nem fogadás esetén a Vezetőségnek 30 napon belül be kell nyújtania a Testvéri Órának a vitatott kérdésekkel kapcsolatban a módosítási és megoldási javaslatait. Testvéri Óra vagy Presbitérium döntése alapján a Vezetőség évközi beszámolót is készít.